Ihre Disponenten tippen noch Aufträge ab.
Es geht auch anders.
Die Realität: Ø 4 Minuten pro Auftrag. Bei 20 Aufträgen täglich: 28 Stunden im Monat – nur fürs Abtippen.
Abtippen ist kein Prozess.
Es ist Reibung.
Der Ablauf ist immer gleich und immer ineffizient: E-Mail lesen. PDF prüfen. Daten suchen. Felder ins TMS übertragen.
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2–5 Minuten pro Auftrag.
Bei Standardaufträgen, die eigentlich automatisiert laufen sollten.
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8–12 Minuten bei Problemen.
Bei neuen Relationen, komplexen PDFs oder Rückfragen.
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Jeden Tag. Jede Woche.
Zeit, die Sie nicht zurückbekommen.
Nicht für Tourenplanung. Nicht für Kundenbetreuung.
Sondern für reines Abtippen.
„Zeit, die niemand bezahlt – aber jeder verliert.“
Der direkte Vergleich
Warum der Wechsel von manueller Erfassung zu KITA den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringt.
Manuelle Erfassung
Der traditionelle Weg
Automatisierung mit KITA
Der moderne Standard
Von Copy-Paste zu strukturierten Transportaufträgen.
KITA übernimmt den manuellen Teil. Aufträge kommen per E-Mail, PDF oder Scan. KITA extrahiert die Daten automatisch und übergibt sie strukturiert an Ihr TMS. Kein Abtippen. Sofortige Verfügbarkeit.
Schnellere Bestätigung
Aufträge sind sofort im System sichtbar und bestätigbar.
Mehr Zeit für Planung
Disponenten kümmern sich um Touren, nicht um Datenerfassung.
Weniger Fehler
Vermeidung von Tippfehlern bei Adressen und Gewichten.
Skalierbarkeit
Mehr Auftragsvolumen ohne zusätzliches Personal bewältigen.
„Disponenten disponieren. KITA tippt.“
Schluss mit manueller Auftragserfassung:
KITA automatisiert die lästige manuelle Erfassung
Von 2–5 Minuten pro Auftrag auf Sekunden – abhängig von Dokument und Struktur. Weniger Übertragungsfehler. Schnellere Tourenplanung. Bei hunderten Aufträgen/Monat summieren sich Minuten schnell zu mehreren Stunden pro Woche.
Dokumenten-Audit & Workflow-Mapping
- Gemeinsame Analyse Ihrer Auftragseingänge
- Prüfung der Dokumenttypen, Volumina und Datenfelder
- Prüfung der TMS-Schnittstelle
- Definition der relevanten Übergabepunkte
Konfiguration der Extraktion
- Einrichtung der Datenstruktur für Ihr TMS
- Übergabe per API oder Importdatei (z. B. CSV, XML)
- Abbildung Ihrer Pflichtfelder und Validierungen
Testläufe & Produktivsetzung
- Testing mit echten Auftragsdaten
- Feinjustierung bei Sonderfällen
- Übergang in den produktiven Betrieb
- Begleitende Support-Phase zum Start
Weniger Tippaufwand
typisch: Minuten pro Auftrag entfallen
Mehr Durchsatz
mehr Zeit für Disposition & Tourenplanung
Hohe Datenqualität
weniger Rückfragen durch saubere Übergabe
TMS-Anbindung
API oder Importdatei (JSON/CSV/XML)
So funktioniert KITA – der KI-Workflow
Monitoring des Dokumenteneingangs
Eingang von Auftragsdokumenten auf verschiedene Arten (Bspw.: PDF, docx, xls etc.)
Abgreifen und Klassifizierung der Dokumente
Erkennung und Weiterverarbeitung von Transportaufträgen
Daten-Extraktion mit KI und Übermittlung strukturierter Daten
Das KI-Modell liest alle relevanten Daten aus dem Transportauftrag aus und verarbeitet diese
(Bspw.: Kunden-Stammdaten, Ladereferenz-Nummer, Start-/Zielort, Anzahl, Gewicht, Größe, Kartons/Paletten etc.)
Bereitstellung der Auftragsdaten in das Kundensystem
Automatische Übertragung per Schnittstelle oder Bereitstellung einer Import-Datei
Automatische Benachrichtigung
Zuständige Mitarbeiter werden per Mail benachrichtigt
Während andere noch tippen,
plant Ihr Team schon die nächste Tour.
Der Weg zur Automatisierung.
Planbar. Ohne Systembruch. Ohne Risiko.
Planbare Einführung
Kein Big-Bang. Schrittweise Integration.
Kein Systembruch
Anbindung per moderner REST-API oder klassischer CSV/XML Importdatei. Passend zu Ihrem System.
Geringes Risiko
Testphase vor Produktivbetrieb. Faire Verträge. Volle Datenhoheit. Keine versteckten Abhängigkeiten.
Transparenz / Ergebnisse
Sie sehen Ergebnisse mit Ihren eigenen Daten und können die KI parallel zum bisherigen Betrieb einführen.
Weitere Einsatzbereiche von KITA
Auch bei komplexeren Transport- und Dokumentenstrukturen bewährt.
Luftfracht
- Verarbeitung zeitkritischer Auftragsanfragen aus E-Mails und PDFs
- Strukturierte Übergabe ins TMS
- Reduzierung manueller Dateneingabe trotz variabler Dokumentenformate
Seefracht
- Automatische Erfassung von Buchungsbestätigungen und Transportaufträgen
- Stabilere Datenqualität bei komplexen Dokumenten
- Weniger manuelle Nacharbeit im Backoffice
Multimodale Transporte
- Einheitliche Auftragserfassung über mehrere Verkehrsträger hinweg
- Reduzierte Medienbrüche zwischen Abteilungen
- Konsistente Datenbasis für Folgeprozesse
Manuelle Auftragserfassung blockiert Ihre Disposition &
abtippen kostet Durchsatz – jeden Tag.
Starten Sie jetzt die Automatisierung Ihrer Auftragserfassung.
Einfach, sicher und effizient.